Правила резервирования залов

1. Для резервирования залов, представленных в Таблице № 1 к данным правилам, необходимо предоставить работнику ОСУМ УИТ находящему в помещение 3202 (конференц-зал ректората) служебную записку (см. образец).
2. В служебной записке необходимо указать:
   • Полную дату и время проведения мероприятия с учётом необходимого времени на подготовку и завершение мероприятия (как минимум 30 минут до фактического начала и окончания мероприятия).
   • Весь перечень техники (или её отсутствие), которая будет задействована на мероприятии.
   • Руководителя проведения мероприятия – ответственного за пожарную безопасность (ПБ) и соблюдение техники безопасности (ТБ) на проводимом мероприятии (рабочий телефон, мобильный телефон, адрес электронной почты), согласно действующей инструкцией «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий с массовым пребыванием людей».
3. В случае резервирования зала для мероприятия, в котором будет задействовано более 50 человек, необходимо к служебной записке о резервировании зала дополнительно оформить распоряжение первого проректора (см. образец).
4. В случае резервирования зала на выходные и праздничные дни необходимо к служебной записке на резервирование зала дополнительно получить разрешение на проведение мероприятия у проректора и оформить распоряжение первого проректора (см. образец).
5. Для случаев, перечисленных в п.3 и п.4, с целью заблаговременного резервирования залов служебную записку необходимо предоставлять, до оформления Приказа или распоряжения, в котором фигурирует требование резервирования залов.
6. В случае резервирования одного из залов столовой необходимо на служебной записке о резервировании зала дополнительно получить визу у проректора по АХР.
7. В случае резервирования зала «Учебный театр» необходимо на служебной записке о резервировании зала дополнительно получить разрешение у проректора по работе со студентами и социальным вопросам.
8. В случае отмены, переноса мероприятия или изменения технических требований к технике, задействованной на мероприятии, необходимо предоставить дополнительную служебную записку, содержащую Изменения.
9. В случае если зал занят, резервирование возможно в следующих случаях:
   • В ОСУМ УИТ предоставлено письменное подтверждение, за подписью руководителя структурного подразделения, зарезервировавшего зал ранее, о том, что он не возражает против переноса его мероприятия на другое свободное время.
   • В ОСУМ УИТ предоставлено письменное указание ректора или первого проректора университета об отмене или переносе мероприятия, из-за которого невозможно зарезервировать зал на желаемое время.
10. Факт резервирования зала подтверждает виза начальника УИТ или начальника ОСУМ УИТ на служебной записке и наличие соответствующей записи в расписании.
11. Оригинал служебной записки со всеми подписями хранится в помещении 3202 сотрудниками ОСУМ УИТ.

Наименование залов университета Таблица № 1

Копии и шаблоны документов

• Копия Приказа № 271 от 31.01.2017 г.
• Шаблон служебной записки на резервирование зала
• Шаблон распоряжения на проведения мероприятия в зале
• Инструкция о мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий с массовым прибыванием людей