Правила резервирования залов
Обратите внимание! Текст данных правил адаптирован для просмотра через браузер и немного отличается от исходного текста правил утверждённых Приказом № 271 от 31.01.2017 г..
- Для резервирования залов, представленных в Таблице № 1 к данным правилам, необходимо предоставить работнику ОСУМ УИТ находящему в помещение 3202 (конференц-зал ректората) служебную записку (см. образец).
- В служебной записке необходимо указать:
- Полную дату и время проведения мероприятия с учётом необходимого времени на подготовку и завершение мероприятия (как минимум 30 минут до фактического начала и окончания мероприятия).
- Весь перечень техники (или её отсутствие), которая будет задействована на мероприятии.
- Руководителя проведения мероприятия – ответственного за пожарную безопасность (ПБ) и соблюдение техники безопасности (ТБ) на проводимом мероприятии (рабочий телефон, мобильный телефон, адрес электронной почты), согласно действующей инструкцией «О мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий с массовым пребыванием людей».
- В случае резервирования зала для мероприятия, в котором будет задействовано более 50 человек, необходимо к служебной записке о резервировании зала дополнительно оформить распоряжение первого проректора (см. образец).
- В случае резервирования зала на выходные и праздничные дни необходимо к служебной записке на резервирование зала дополнительно получить разрешение на проведение мероприятия у проректора и оформить распоряжение первого проректора (см. образец).
- Для случаев, перечисленных в п.3 и п.4, с целью заблаговременного резервирования залов служебную записку необходимо предоставлять, до оформления Приказа или распоряжения, в котором фигурирует требование резервирования залов.
- В случае резервирования одного из залов столовой необходимо на служебной записке о резервировании зала дополнительно получить визу у проректора по АХР.
- В случае резервирования зала «Учебный театр» необходимо на служебной записке о резервировании зала дополнительно получить разрешение у проректора по работе со студентами и социальным вопросам.
- В случае отмены, переноса мероприятия или изменения технических требований к технике, задействованной на мероприятии, необходимо предоставить дополнительную служебную записку, содержащую Изменения.
- В случае если зал занят, резервирование возможно в следующих случаях:
- В ОСУМ УИТ предоставлено письменное подтверждение, за подписью руководителя структурного подразделения, зарезервировавшего зал ранее, о том, что он не возражает против переноса его мероприятия на другое свободное время.
- В ОСУМ УИТ предоставлено письменное указание ректора или первого проректора университета об отмене или переносе мероприятия, из-за которого невозможно зарезервировать зал на желаемое время.
- Факт резервирования зала подтверждает виза начальника УИТ или начальника ОСУМ УИТ на служебной записке и наличие соответствующей записи в расписании.
- Оригинал служебной записки со всеми подписями хранится в помещении 3202 сотрудниками ОСУМ УИТ.
Наименование залов университета Таблица № 1
№ | Полное наименование | № помещения | Аббревиатура | Подразделение/должностное лицо |
---|---|---|---|---|
1 | Конференц-зал ректората | 3202 | КЗР | ОСУМ УИТ |
2 | Актовый зал 3 корпуса | 3314 | АЗ3К | ОСУМ УИТ |
3 | Зал видеоконференций 5 корпуса | 5236 | ЗВК5К | ОСУМ УИТ |
4 | Зал столовой 5 этаж | 5507 | ЗС5Э | Проректор по АХР |
5 | Зал столовой 3 этаж | 5309-1 | ЗС3Э | Проректор по АХР |
6 | Учебный театр | 3501 | УТ | ЦКВР |
Копии и шаблоны документов
- Копия Приказа № 271 от 31.01.2017 г.
- Шаблон служебной записки на резервирование зала
- Шаблон распоряжения на проведения мероприятия в зале
- Инструкция о мерах пожарной безопасности при проведении мероприятий с массовым прибыванием людей