Мы все время на посту: как работники ЛЭТИ обеспечивают функционирование университета в условиях коронавируса

Мы все время на посту: как работники ЛЭТИ обеспечивают функционирование университета в условиях коронавируса

Сотрудники СПбГЭТУ «ЛЭТИ», отнесенные к особой категории, поддерживают функционирование вуза в период пандемии новой коронавирусной инфекции COVID-19.

14.05.2020 1035

10 апреля 2020 года приказом ректора СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Виктора Николаевича Шелудько в соответствии с рекомендациями Роспотребнадзора по профилактике коронавируса был утвержден «Стандарт безопасной деятельности СПбГЭТУ «ЛЭТИ», в том числе санитарно-гигиенической безопасности, в целях противодействия распространению в Санкт-Петербурге новой коронавирусной инфекции (COVID-19)». Согласно документу, большинство сотрудников университета было переведено на дистанционный режим работы. Исключение составили 210 работников, чье нахождение на территории ЛЭТИ является критически важным для обеспечения функционирования вуза.

Практически ежедневно на территорию СПбГЭТУ «ЛЭТИ» приезжают представители руководства университета: ректор Виктор Николаевич Шелудько, проректор по стратегическому развитию Виктор Анатольевич Тупик, проректор по международной деятельности Анастасия Андреевна Минина, проректор по работе с персоналом и безопасности Дмитрий Петрович Шургаев, директор Департамента молодежной политики Александр Викторович Арсеньев.

Под руководством проректора по административно-хозяйственной работе СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Владимира Александровича Артемова во время карантина сотрудники инженерных служб обеспечивают бесперебойную работу систем теплоснабжения, электроснабжения, системы охраны и пожарной сигнализации, видеонаблюдения, связи и т.д. Электрики, сантехники, операторы котельной работают круглосуточно – следят за работой оборудования, снабжающего здания университета водой, теплом, электричеством. Работники сменяют друг друга согласно утвержденным графикам дежурств. Численность обслуживающего персонала, который может находиться на территории университета, сократилась в два раза: не работают сотрудники, у которых есть дети до 14 лет, и работники старше 65 лет.

Инженерный состав в дистанционном режиме работает с поставщиками энергоресурсов, готовит технические задания на проведение ремонтов оборудования и закупку материалов, составляет необходимые отчеты, приводит в порядок документацию.

«Сотрудники, не задействованные в нашей работе, находятся на самоизоляции, но в готовности в любой момент и прийти на помощь своим коллегам, если возникнут какие-либо трудности».

Главный инженер СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Юрий Александрович Филончев

За время карантина было отремонтировано две аудитории, активно ведутся работы по перепланировке и ремонту помещений технопарка, ведется благоустройство территории, работают садовники, также планируется ремонт одного из спортзалов.

В период дистанционного обучения главным местом пребывания иногородних студентов, которые не смогли уехать домой, остаются студенческие общежития. В настоящее время в общежитиях университета и арендованных общежитиях осталось проживать 1649 человек, т.е. менее 37% от общего числа мест. Там всегда на рабочем месте находится заведующий общежитием либо компетентное лицо, заменяющее его. Обслуживающий персонал общежитий – вахтеры, сантехники, электрики – трудится посменно, по специально составленным графикам. В их обязанности входит обеспечение необходимого теплового режима и освещенности во всех помещениях студенческого общежития в соответствии с санитарными требованиями и правилами охраны труда. Охрану общежитий в круглосуточном режиме осуществляет частное охранное предприятие «ВИТА».

По словам проректора по АХР СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Владимира Александровича Артемова, в период проведения мероприятий по противодействию коронавирусной инфекции в составе сотрудников общежитий СПбГЭТУ «ЛЭТИ» произошли некоторые изменения. Работники, чей возраст превышает 65 лет, а также женщины с детьми до 14 лет и лица с хроническими заболеваниями находятся в режиме удаленной работы или нерабочего времени с полным сохранением заработной платы.

Как отметил В.А. Артемов, перед работниками студенческих общежитий ЛЭТИ стоят важные задачи по усилению санитарных мер: увеличение кратности влажной уборки  помещений с применением дезинфицирующих средств, контроль пропускного режима, осуществление регулярного мониторинга температуры тела проживающих и обслуживающего персонала. Для влажной уборки студенческих общежитий дополнительно привлечены уборщицы из учебных корпусов вуза, также заключены временные трудовые договоры со сторонними лицами.

В целях обеспечения безопасности проживающих, под особым контролем находятся все случаи выхода студентов за пределы общежития. В настоящее время студенты, проживающие в общежитиях университета, согласно приказу ректора, могут отсутствовать вне его стен не более двух часов. В случае, если нужно выйти на более долгий срок по уважительной причине (визит к врачу и т.д.), необходимо предварительно написать соответствующее заявление на имя коменданта или заведующего общежитием. Все подобные случаи рассматриваются в индивидуальном порядке.

«Сейчас у нас проживает 321 студент из 738. Все они при выходе из общежития и входе обратно записываются в специальный журнал учета. У нас в общежитии №8 установлена биометрическая система учета лиц. Поэтому мы в любой момент можем проверить правдивость данных, зафиксированных в этом журнале».

Заместитель заведующего общежитием №8 СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Наталья Александровна Геращенко

Отдел пропускного режима в сокращенном составе работает непосредственно в университете. Начальник отдела Людмила Борисовна Лязгина ежедневно приходит на работу. Система кампусных карт и электронных пропусков на период сложной эпидемиологической ситуации временно не задействована. Людмила Борисовна обеспечивает доступ сотрудников по спискам, которые включают две категории работников. Первая категория – это сотрудники, чье нахождение на территории университета необходимо для обеспечения функционирования университета. Вторая – сотрудники, которым необходимо обеспечить работу коллег «на удаленке». Если первая категория списка более или менее постоянная, то вторая ежедневно меняется и составляет не более 20 человек. Таким образом, на территории ЛЭТИ в один момент находятся не более 50 сотрудников, что соответствует нормативным документам Правительства РФ, Правительства Санкт-Петербурга и Минобрнауки России и приказу ректора университета.

«Мы работаем с закрытой базой, которая содержит личные данные сотрудников. В связи с высокой конфиденциальностью эта информация копированию на домашние компьютеры не подлежит, и списки «на вход» каждый день меняются. Поэтому возникла необходимость моей очной работы. Но особых неудобств я не испытываю, поскольку живу в шаговой доступности».

Начальник отдела пропускного режима Людмила Борисовна Лязгина

В перспективе предстоит большая работа по актуализации базы данных в связи с окончанием учебного года и организация допуска студентов на территорию вуза для сдачи книг в библиотеку, а также подготовка к новому учебному году – организация выдачи кампусных карт для вновь зачисленных первокурсников.

Постоянно «на передовой» дежурная служба СПбГЭТУ «ЛЭТИ» – со 2 апреля она работает автономно, не покидая территории университета, в составе заместителя начальника подразделения Сергея Валентиновича Машутина, начальника смены Валентина Владимировича Митрошина, оперативных дежурных Валерия Юрьевича Бельского, Бориса Евгеньевича Кудинова и Евгения Владимировича Остапенко.

Заместитель начальника дежурной службы СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Сергей Валентинович Машутин отмечает, что основная задача подразделения сейчас – обеспечение пропускного режима и контроль сотрудников, которые приходят на работу, чтобы все они использовали средства индивидуальной защиты. Вход осуществляется по спискам, которые ежедневно предоставляет отдел организации пропускного режима. Камеры видеонаблюдения исправно работают, ведут запись. Обходы делаются в обычном режиме: дежурная служба проверяет окна, форточки, целостность опечатки аудиторий, подвалы и крыши университета.

Для постоянного присутствия на работе дежурной службе обеспечены все условия: обустроены две комнаты отдыха, выданы комплекты постельного белья, привезенные специально из общежитий, по утвержденным нормативам организовано питание сотрудников дежурной службы. Для организации быта и отдыха предоставлено специальное помещение в корпусе D.

«Условия прекрасные. В первый же день при содействии начальника отдела материально-технического снабжения Сергея Владимировича Стриженкова мы были обеспечены всем необходимым. У нас есть средства индивидуальной защиты: очки, одноразовые перчатки, респираторы, одноразовые халаты. В свободное время сотрудники используют спортивные залы, играют в баскетбол, занимаются в зале тяжелой атлетики. Мы на полном обеспечении. По просьбам сотрудников я лично поливаю цветы. Такая вот добровольческая миссия. Отдыхающей смене в свободное время в День Победы удалось посмотреть воздушный парад с крыши 5-го лабораторного корпуса», – рассказывает Сергей Валентинович Машутин.

Сотрудники дежурной службы хорошо подготовлены физически. Так, начальник смены Валентин Владимирович Митрошин служил в морской пехоте. Ветеран боевых действий, который прошел не одну горячую точку, в атлетическом зале поражает своих товарищей – жмет от груди 150 килограммов.

«Под руководством Сергея Валентиновича Машутина и с такой дружной командой работается замечательно. На корабле места гораздо меньше, а сроки нахождения гораздо дольше, поэтому для меня эта ситуация обычная. Родные поддерживают вовсю не только меня, но и моих коллег, регулярно звонят. Когда другие устают от нахождения с близкими в одном замкнутом пространстве – наши по нам скучают. Оптимизм не иссякает!». 

Начальник смены дежурной службы СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Валентин Владимирович Митрошин

От Департамента образования к особой категории работников, которые необходимы для обеспечения функционирования университета, отнесены 19 человек, которые трудятся под руководством директора департамента образования Сергея Александровича Галунина. У начальника учебно-организационного отдела Юлии Андреевны Зубовой – широкий фронт работ, от ответов на письма и обращения студентов и их родителей, формирования ведомостей, подготовки материалов к началу следующего учебного года, разработки инструкций по проведению учебных занятий в дистанционной форме до подготовки процедуры государственной итоговой аттестации и закупки знаков выпускника и бланков дипломов – несколько раз в неделю приходится приезжать в вуз, чтобы распечатать и подписать необходимые документы. Заместитель начальника учебно-организационного отдела Марина Викторовна Андреева готовит макеты общеевропейского приложения к диплому и занята формированием приказов по движению студенческого состава. Чтобы сформировать расписание экзаменационной сессии и подготовить материалы к расписанию нового семестра, также несколько раз в неделю выходит диспетчер Елена Алексеевна Зенова.

Регулярно приезжают в университет специалисты по учебно-методической работе всех факультетов – в настоящее время они получают ведомости от преподавателей по электронной почте, заносят оценки в базу данных и, самое главное, готовят материалы для печати выпускных документов, формируют приложения к дипломам, чтобы студенты смогли проверить свои оценки.

«В целом, рабочие обязанности по сопровождению учебного процесса в период ограничений, введенных в связи с коронавирусом, у сотрудников деканатов не изменились. Поначалу было трудно работать без живого общения со студентами, преподавателями и руководством факультета, но мы смогли адаптироваться – теперь все вопросы решаются очень быстро. Мы постоянно находимся на связи с работниками и руководителями служб, сопровождающих учебный процесс. Пандемия коронавируса и связанные с ней ограничения не повлияли на мое настроение: все когда-нибудь проходит – пройдет и это».

Специалист по УМР ФКТИ Нина Юрьевна Шмидт

Заведующая студенческой канцелярией Мария Альгирдовна Олишаускайте приезжает в университет для оформления справок об обучении студентов и выдачи документов: «Я приезжаю раз в неделю, чтобы оформить справки, подписать их, сканировать и отправить студентам через личные кабинеты. Сейчас мы не ограничиваем студентов в заказе справок – за неделю набирается около 40. Если кто-то хочет забрать документы, я списываюсь с бухгалтерией, с библиотекой – выясняю, нет ли у студентов задолженностей по оплате и не остались ли на руках библиотечные книги, и если все в порядке, они приезжают на проходную университета за документами. Понимаю, что надо помогать студентам – жизнь не остановилась».

В связи с переводом образовательного процесса в онлайн-режим одну из ключевых ролей играют сотрудники Центра новых образовательных технологий и дистанционного обучения (ЦНОТ), у которых резко увеличился объем работ по производству онлайн-курсов и сопровождению дистанционного обучения. «В начале весеннего семестра обучение на наших онлайн-курсах проходили около 1500 студентов ЛЭТИ. В апреле только на платформе онлайн-обучения LETIteach число активных пользователей составило более 5500. При этом еще около двух тысяч студентов ЛЭТИ проходят обучение на национальной платформе «Открытое образование». Кроме того, в связи с пандемией коронавируса по заявкам российских вузов более 30 тысяч человек являются слушателями наших открытых онлайн-курсов», – рассказывает директор ЦНОТ Александр Викторович Тимофеев.

Александр Викторович ежедневно приезжает на работу, чтобы организовать эффективную работу своего подразделения. В стенах университета посменно работают несколько сотрудников ЦНОТ, которые выполняют техническое обслуживание платформы онлайн-обучения и съемку новых онлайн-курсов. «Как продюсер онлайн-курсов я занимаюсь тем, что помогаю преподавателям создать качественный курс. Преподаватель присылает нам исходные документы, презентации и конспекты. Мы их просматриваем, делаем их лучше, понятнее и нагляднее. Затем мы встречаемся с преподавателями в ЛЭТИ и записываем лекции», – рассказывает инженер ЦНОТ, аспирант кафедры фотоники Алиса Андреевна Александрова.

Распространенная проблема при подготовке онлайн-курсов состоит в том, что не каждый преподаватель готов выступать перед камерой. Чтобы преподаватель почувствовал себя уверенно, сотрудники ЦНОТ проводят одну или несколько пробных съемок. Для тех преподавателей, которые не могут приехать в университет, сотрудники ЦНОТ в дистанционном режиме помогают оформлять конспекты, лекции и тестовые материалы.

Департамент экономики и финансов в период с 30 марта и до настоящего времени работает, в основном, в удаленном формате: обеспечивает планирование, бухгалтерский учет, расчет и перечисление заработной платы и стипендии, закупочную деятельность, приемку товаров через склад, расчеты с контрагентами, заключение соглашений и договоров, отчетность. По мере необходимости на рабочие места выходят от трех до десяти человек.

«Самым непростым в сложившейся ситуации было организовать электронный документооборот со всеми структурными подразделениями университета по согласованию документов, необходимых для назначения выплат студентам и сотрудникам, выдачи справок студентам и сотрудникам, доведению расчетных листков, согласованию условий договоров. Сотрудники департамента с коллегами из других подразделений университета постоянно находятся на связи как в рабочее, так и в нерабочее время, поэтому согласование документов через корпоративную почту происходит оперативно».

Директор департамента экономики и финансов Людмила Михайловна Иванушкина

Большую помощь департаменту экономики и финансов при переходе на удаленный формат работы оказали сотрудники управления информационных технологий, департамент образования, выделивший во временное пользование семь ноутбуков, транспортный отдел, сотрудники хозяйственного отдела, обеспечивающие ежедневную дезинфекцию помещений департамента, руководство университета, обеспечившее не только доставку документов для их подписания руководителями, но и доставку сотрудников департамента, не имеющих личного транспорта, на работу и домой.

В период пандемии работа управления по работе с персоналом не была приостановлена и сейчас практически полностью ведется в дистанционном режиме. Работникам был установлен удаленный доступ к рабочим местам, который позволил выполнять должностные обязанности в полном объеме. Сейчас активно ведется взаимодействие с руководителями кафедр по сбору плановых заданий по эффективным контрактам в дистанционном формате и заведения их в базу данных.

«В этот непростой период отделу кадров пришлось трудиться на рабочем месте, потому что многие кадровые процедуры требуют физического присутствия. Необходимо совершать огромное количество кадровых операций практически ежедневно. Трудовые договоры, больничные листы, ежемесячные надбавки, отпуска, всевозможные запросы из государственных органов, различные кадровые сведения из системы для многих структурных подразделений вуза. Работу с трудовыми книжками невозможно перенести на дом, так же, как и работу с личными делами сотрудников и кадровым архивом. У нас постоянно присутствовали от трех до пяти сотрудников, были дни, когда на работу отдел выходил в полном составе, чтобы не задержать решение важных для вуза вопросов и процедур. Приезжали в ЛЭТИ на личном транспорте, такси или родственники привозили», – рассказал начальник отдела кадров СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Павел Андреевич Бутенко.

Отдел кадров в текущей ситуации также очень внимательно следит за   постановлениями, приказами города, Министерства науки и высшего образования, рекомендациями Минтруда, указами Президента.

«В определенной степени работать в этот период сложнее. Дело в коммуникационных особенностях этого периода. Взаимодействие исключительно по телефону или электронной почте значительно удлиняет процесс согласования вопросов и подписание документов. При творческом подходе всегда можно найти альтернативный путь решения любой задачи, пусть даже на первый взгляд и невозможной при дистанционной работе. Несмотря на ситуацию, никакого негатива на рабочих местах в отделе кадров никогда не было. Все сотрудники относятся с пониманием к ситуации в стране и мире. Никого не приходится уговаривать и заставлять работать. У всех сотрудников большое чувство ответственности за вуз и за каждого нашего работника».

Начальник отдела кадров СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Павел Андреевич Бутенко

Сотрудники Международного студенческого офиса Галина Алексеевна Заворотько и Вера Михайловна Гутвейб обеспечивают продление регистраций и виз, а также выдачу необходимых документов для иностранных студентов – с 27 марта обработано уже более 200 обращений. Для того, чтобы обучающиеся не приходили в университет, помощник проректора по международной деятельности Владимир Александрович Глухих доставляет им документы в общежития и забирает те, что они оставляют у комендантов.

«Я прихожу в университет 2-3 раза в неделю, потому что личные дела студентов находятся в вузе. Студенты каждый день пишут нам во ВКонтакте, Whatsapp, Viber, с помощью СМС, звонят. Трудности возникают из-за того, что студенты не могут приехать в университет и, например, проверить визовую анкету, которую мы для них составили. Им приходится передавать документы, а мы оформляем визы без их присутствия. В ФМС сейчас принимают только по записи в определенные время, что не позволяет попасть туда, когда есть срочная необходимость. Но настроение боевое. Пока находимся дома, распределяем время, когда должны прийти коменданты разных общежитий, чтобы забрать регистрации. Бывает даже, что студенты приходят домой, если есть вопросы, которые нужно решить очень срочно».

Документовед Международного студенческого офиса Галина Алексеевна Заворотько

Обеспечение бесперебойной работы сетевого оборудования, сайта университета, корпоративной электронной почты и систем дистанционного обучения – такие ключевые задачи возложены на Управление информационных технологий (УИТ) в условиях перехода рабочего и образовательного процесса в онлайн-режим. Ежедневно на территории СПбГЭТУ «ЛЭТИ» работает по одному сотруднику отдела технической поддержки и отдела сетевых технологий, а также заведующий лабораторией УИТ.

«Мы приходим в ЛЭТИ с рабочим настроением. Несмотря на коронавирус, никто ответственность с нас не снимал. Круг задач с каждым днем увеличивается, и мы всегда готовы решать проблемы по мере их поступления».

Начальник управления информационных технологий СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Иван Анатольевич Хахаев

Основная проблема, с которой столкнулись ИТ-специалисты университета – резко возросшая нагрузка на сети. Для поддержки каналов связи было закуплено новое сетевое оборудование, а также серверы для хранения большого объема данных, необходимых для дистанционного обучения. Поэтапная установка начнется в ближайшие дни.

Кроме того, возросла нагрузка на группу из трех программистов, которые работают с личными кабинетами, приемной комиссией и Международным студенческим офисом. Вопрос кадрового обеспечения УИТ является серьезной проблемой в связи с развитием системы личных кабинетов, возможностей онлайн-обучения, обеспечения работы с учебными планами, рабочими программами, индивидуальными образовательными траекториями.

«Работать стало сложнее, потому что общение проходит в удаленном режиме. В результате этого меры принимаются медленнее, вопросы обсуждаются дольше, замедляются процессы, связанные с документами. Онлайн-конференции и вебинары помогают что-то оперативно обсудить, но никакое дистанционное общение не заменит личное», – рассказывает начальник управления информационных технологий СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Иван Анатольевич Хахаев

В отношении сотрудников, обеспечивающих функционирование университета и приезжающих в университет строго по утвержденным в приказе ректора квотам, принят широкий спектр мер безопасности: внеплановый инструктаж по правилам личной гигиены и технике безопасности, усиленный режим охраны, обязательное ношение средств индивидуальной защиты (очки, одноразовые перчатки, респираторы), измерение температуры тела сотрудников на входе, ежедневный осмотр и опрос работников руководителями подразделений, профилактическая дезинфекция рук, помещений и контактных поверхностей.

Мы благодарим наших коллег за их самоотверженный труд на благо родного университета и желаем им здоровья и сил!

При подготовке материала частично использованы комментарии, подготовленные корреспондентами газеты «Электрик» Екатериной Петровой и Ириной Титовой