Участие в программах обмена. Пошаговая инструкция

Приняли решение пройти обучение в другом университете в рамках программы обмена, но не знаете, что нужно делать дальше, чтобы претворить это желание в жизнь? Представляем вашему вниманию пошаговую инструкцию для всех желающих принять участие в программах академической мобильности.

ШАГ 1. ПОЛУЧИТЕ СОГЛАСИЕ НА УЧАСТИЕ В ПРОГРАММАХ ОБМЕНА НА ФАКУЛЬТЕТЕ

Что нужно сделать?
Скачать служебную записку, впечатать туда свои данные (ФИО, номер группы, кафедру, факультет) и подписать у заведующего кафедрой и у декана факультета. Подписанную служебную записку принесите к нам в отдел (подпись проректора по международной деятельности получать не требуется!)

Зачем нужен этот документ?
Вы должны проинформировать официальных представителей факультета о своём желании пройти обучение в зарубежном университете. Важно, чтобы они были в курсе и дали своё согласие.

2. ВЫБЕРИТЕ ВУЗ И ПРОГРАММУ

Что нужно сделать?
Просмотрите список вузов-партнёров, выберите тот вуз, который подходит именно вам.

Как определиться с выбором вуза?
В вузе должно быть представлено ваше направление. Если вы обучаетесь на ФКТИ, то рассматривайте Computer Engineering и все программы в рамках данного направления. Если вы студент/ка ФЭЛа, то обращайте внимание, есть ли в выбранном вузе Electronics Engineering. Надеемся, что принцип понятен.
Также обратите, пожалуйста, внимание, на стоимость проживания, транспорта, и на примерный уровень расходов в стране пребывания. Это тоже немаловажные факторы при выборе университета.

Я могу выбрать программу, которая отличается от того, что я изучаю в ЛЭТИ?
К сожалению, нет. Вам нужно выбрать программу с похожим набором дисциплин по схожему направлению.

Почему нет?

Все студенты, выезжающие на учёбу за границу, оформляют индивидуальный учебный план (ИУП), который подписывает заведующий кафедрой, декан, а также представители учебного блока. Если в принимающем университете вы выбрали дисциплины, которые никак не соотносятся с вашей учебной нагрузкой в ЛЭТИ, то индивидуальный план вам не подпишут. А без него вы не сможете выехать на учёбу в другой университет.

Сколько университетов я могу выбрать?
Вы можете выбрать до двух университетов, в которых представлено ваше образовательное направление.

ШАГ 3. ПОДГОТОВЬТЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПОДАЧИ ЗАЯВКИ

Какие документы запрашивают принимающие университеты?
В основном университеты запрашивают следующие документы:

Transcript of Records (академическая справка с полным перечнем изученных дисциплин и полученных оценок за всё время обучения)
Motivation Letter
CV
Сертификат о знании английского языка (IELTS/TOEFL). Если сертификата у вас нет, то вы можете пройти тестирование у нас в отделе. Если обучение в принимающем университете ведётся на другом языке (немецкий, французский), то вам нужно предоставить соответствующий сертификат о владении данным языком.
Скан заграничного паспорта.

Где мне взять Transcript of Records?
Академическую справку вы запрашиваете в своём деканате. На её оформление уходит несколько дней, поэтому имейте это, пожалуйста, в виду. Справка выдаётся на русском языке. Вам нужно будет самостоятельно перевести её на английский и заверить перевод в нашем отделе.

Есть ли какой-то образец перевода академической справки?
Да, вы можете скачать её здесь. Обратите, пожалуйста, внимание, что аффидавит нужно вставить на каждой странице внизу.

А что насчёт CV и Motivation Letter? Есть какие-то образцы или шаблоны?
Оба документа вы оформляете в свободной форме. Примеры можете посмотреть в интернете. Единого стандарта нет, выбирайте тот вариант, который вам больше нравится.

Что делать, если у меня нет сейчас заграничного паспорта?
Если у вас нет заграничного паспорта, то рекомендуем начать его оформление как можно скорее, так как его данные потребуются вам уже на этапе заполнения заявки. На основе данных в заявке координатор принимающего вуза оформляет приглашение на имя студента. В свою очередь, данное приглашение является единственным основанием для оформления студенческой визы.

Если у Вас есть загранпаспорт, то проверьте, пожалуйста, чтобы он был действителен на период, превышающий предполагаемый срок вашего пребывания за рубежом не менее, чем на полгода.

ШАГ 4. ПОДАЧА И ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЯВКИ

Дальше сотрудник отдела отправляет письмо с номинацией в выбранные вами университеты. В письме указывается стандартная информация: имя/фамилия, дата рождения, email, номер заграничного паспорта, уровень образования (бакалавриат, магистратура), название выбранной программы.
Затем сотрудник принимающего университета связывается с вами и просит заполнить заявку в онлайн-формате и приложить к заявке требуемые документы.

ВАЖНО! Не пропустите дедлайн подачи заявки, иначе потом её будет не открыть и не внести изменения!

Если ваша заявка была одобрена, то с вами свяжутся по электронной почте и сообщат о ваших дальнейших действиях.

ШАГ 5. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ОТЪЕЗДА НА ОБУЧЕНИЕ

Вам нужно выбрать те дисциплины, которые вы планируете изучать в принимающем университете. Важно, чтобы как минимум две дисциплины полностью совпадали с теми, которые вы должны изучать в ЛЭТИ. Проконсультируйтесь, пожалуйста, с представителем вашей кафедры насчёт того, какие дисциплины лучше выбрать. В дальнейшем это облегчит вам оформление документов. Все выбранные дисциплины вы вписываете в Learning Agreement, который можно скачать либо на сайте принимающего университета, либо найти шаблон в интернете. Данный документ подписывается тремя сторонами: самим студентом, координатором отправляющего университета и координатором принимающего университета.

Приглашение уже у вас на руках, дисциплины вы тоже уже выбрали, дело за малым — оформить индивидуальный учебный план (ИУП). Без него вы не сможете выехать в другой университет. Проконсультируйтесь, пожалуйста, с представителями учебного отдела насчёт правильного заполнения и оформления данного документа (каб. 3248).

ВАЖНО! После того, как вы приехали в принимающий университет, вам нужно пройти электронную регистрацию на выбранные дисциплины.

Если вам не удалось зарегистрироваться на те предметы, которые прописаны в вашем ИУПе, то в течение недели вам нужно связаться с куратором от кафедры, а также сообщить об этом в отдел международной академической мобильности.

На каждого студента отдел международной академической мобильности оформляет приказ о направлении на обучение. Основанием для приказа является Техническое Задание, копия приглашения от принимающего университета, его перевод, копия подписанного ИУПа, а также все прочие документы, которые оформлялись дополнительно.
Все документы, подписанные и заверенные, должны быть представлены в отдел как минимум за 10 дней до планируемого отъезда.

Не переживайте. Вы справитесь!