Одна команда!

Одна команда!

На период режима самоизоляции университетский городок ЛЭТИ, казалось бы, опустел. Учебный процесс из аудиторий и лабораторных классов переместился на просторы интернета. Но для того, чтобы преподаватели и студенты могли эффективно работать и учиться онлайн, многие службы вуза продолжают свою работу на территории кампуса.

22.05.2020 90

Деятельность такой большой организации, как наш университет, – сложный, многосоставный процесс. Практически каждый день, включая выходные, на своём посту – ректор нашего вуза, а также представители администрации, которые уполномочены принимать решения по широкому кругу вопросов. Это проректоры, помощники ректора и другие руководители подразделений и служб. Постоянно поддерживают работу серверов и сетей сотрудники управления информационных технологий. Обеспечивают жизнедеятельность университета дежурная служба, отдел главного инженера и многие другие подразделения. Сегодня наш рассказ о них.

Попасть на работу

С началом периода самоизоляции одной из первоочередных задач стала реорганизация пропускного режима. Система кампусных карт и электронных пропусков хотя и не отключена, но пройти по этим документам в сложившихся условиях невозможно. Приказом ректора был определён перечень должностей работников, присутствие которых необходимо для обеспечения функционирования университета. Также установлено предельно возможное количество сотрудников в кампусе – около двух сотен человек. 

Начальник отдела пропускного режима Людмила Борисовна ЛЯЗГИНА – единственная из четырёх сотрудников этого подразделения, которая ежедневно выполняет свои обязанности непосредственно в вузе. Каждое утро сотрудникам дежурной службы передаются уточнённые списки.

«Мы работаем с закрытой базой, которая содержит личные данные сотрудников. В связи с высокой конфиденциальностью эта информация копированию на мой домашний компьютер не подлежит, а списки «на вход» каждый день меняются. Поэтому возникла необходимость очной работы».

Впереди – не менее важные задачи:

«В мае совместно с учебным отделом и библиотекой предстоит принять решение, каким образом будет организована сдача книг студентами. Также на повестке дня – вопрос с выдачей кампусных карт для вновь зачисленных первокурсников», – поясняет Людмила Борисовна.

На своих постах

Хотя сейчас в университете немноголюдно, ЛЭТИ по-прежнему нуждается в охране и защите. Для этого ежедневно на круглосуточную смену заступают сотрудники дежурной службы, которые тщательно сверяют списки допуска на территорию. За периметром вуза неустанно «следят» 64 камеры видеонаблюдения. 

Проректор по работе с персоналом и безопасности Дмитрий Петрович ШУРГАЕВ рассказал, как организована эта работа:

«Для того, чтобы уберечь сотрудников службы и их семьи от вируса, коллектив переведён на автономный режим и уже больше месяца находится на территории вуза «в незапланированной командировке», не возвращаясь после смены домой. Разумеется, для работы в таком режиме созданы комфортные условия для отдыха и организовано питание».

Водители служебного транспорта ЛЭТИ также максимально задействованы – ежедневно доставляют в университет и обратно домой сотрудников различных подразделений и департаментов. Таким образом сведено к минимуму пользование общественным транспортом, если сотрудники вынуждены по необходимости приезжать на работу.

Все эти меры, по словам Дмитрия Петровича, «позволяют не нарушать режим самоизоляции и действовать строго в соответствии с приказами ректора».

Основной процесс – онлайн

В условиях, когда вся работа ведётся онлайн, повышенная нагрузка легла на Управление информационных технологий. Сотрудники УИТ обеспечивают работу сайта университета и других виртуальных ресурсов, поддерживают в рабочем состоянии компьютеры, ноутбуки и сетевое оборудование.

По словам начальника отдела технической поддержки Алексея Анатольевича КОРОВКИНА, работа отдела ведётся преимущественно в дистанционном режиме, но в случае необходимости отдельные сотрудники приезжают в университет. Например, если требуется настройка ноутбуков с последующей передачей преподавателям для проведения дистанционного обучения; если нужно перезагрузить компьютеры в серверной комнате; если необходимо разобраться в причинах сбоя в работе различного оборудования.

Отдел сопровождения университетских мероприятий под руководством Алексея Леонидовича ПОЖАРИЦКОГО обеспечивает проведение онлайн-конференций с участием руководства вуза, а также Дней открытых дверей в режиме реального времени. Во время таких мероприятий начальник отдела присутствует в университете, чтобы обеспечивать съёмку выступающих, трансляцию изображения и голоса в сеть, принимать приходящие от зрителей вопросы, оперативно устранять возможные неполадки трансляции. Впереди – летняя ознакомительная практика, конференция «Наука настоящего и будущего» и ещё несколько мероприятий, перешедших в онлайн-формат.

Освоить новое

Есть подразделение в нашем университете, которое в условиях пандемии ведёт работу с особой активностью. Здесь «верстаются» онлайн-курсы, в видеостудии снимают лекции, оказывают техническую поддержку студентам и преподавателям. Этим занимается Центр новых образовательных технологий и дистанционного обучения (ЦНОТ). 

Режим дистанционного обучения дал шанс продемонстрировать возможности и достижения центра:

«Если в начале весеннего семестра обучение на наших онлайн-курсах проходили чуть более 1,5 тысяч студентов ЛЭТИ, то уже в апреле только на платформе LETIteach зафиксировано более 5,5 тысячи активных пользователей», – конкретизирует цифры руководитель Александр Викторович ТИМОФЕЕВ.– В этой непростой ситуации для университета открываются широкие возможности по трансформации образовательного процесса и получению конкурентных преимуществ перед другими вузами, сейчас главное – умело ими воспользоваться!».

Алиса Андреевна АЛЕКСАНДРОВА, выпускающий продюсер ЦНОТ, аспирант кафедры фотоники, рассказала об особенностях ведения работы:

«Несколько раз в неделю приезжаю в университет, поскольку необходимого оборудования для записи видео у преподавателей в домашних условиях нет. Стараемся соблюдать меры предосторожности: в студии – только автор курса, продюсер и оператор».

Вся рабочая группа – под контролем Александра Викторовича, который находится в университете ежедневно.

Сейчас продолжают сниматься онлайн-курсы, работа над которыми была начата еще до введения ограничений. Например, в скором времени будут завершены курсы «Профессиональный английский язык», «ЦОС в системах управления объектами робототехники» и «Специальные разделы ТАУ в робототехнике».

Всё посчитано!

Штат департамента экономики и финансов составляет 64 человека. Большинство работает, в основном, в удалённом формате, обеспечивая планирование, бухгалтерский учет, расчёт и перечисление заработной платы и стипендии. Продолжается осуществление закупочной деятельности, приёмка товаров через склад, расчёты с контрагентами, заключение соглашений и договоров, выполнение отчётов.

По словам директора департамента Людмилы Михайловны ИВАНУШКИНОЙ, самым непростым в сложившейся ситуации было организовать электронный документооборот со всеми структурными подразделениями университета по согласованию документов, необходимых для назначения выплат, выдачи справок, а также доведению расчётных листков студентам и сотрудникам.  Она также отметила, что сотрудники департамента и других подразделений университета (УРП, ОК, юридического отдела, департамента образования и др.) постоянно находятся на связи как в рабочее, так и в нерабочее время, поэтому согласование документов через корпоративную почту происходит оперативно.

Большую помощь при переходе на удалённый формат работы оказали сотрудники УИТ и департамент образования, выделившие экономистам во временное пользование семь ноутбуков. Поддержали департамент транспортный отдел и администрация университета, обеспечившие не только доставку документов для подписания руководителями, но и транспортировку сотрудников, не имеющих автомобилей, на работу и домой. В свою очередь работники хозяйственного отдела обеспечивали ежедневную дезинфекцию помещений департамента.

Без происшествий

«Инженерные службы обеспечивают непрерывное снабжение зданий университета водой, электричеством, теплом, а также эксплуатацию сетей связи и охранной сигнализации», — рассказал главный инженер Юрий Александрович ФИЛОНЧЕВ. 

Происшествий за полтора месяца не было, все инженерные системы исправны. Электрики, сантехники и операторы котельной работают в дежурном режиме посуточно согласно утверждённым графикам. Чтобы свести к минимуму перемещение по городу, дежурные электрик и сантехник проживают на территории университета.

Прочие сотрудники инженерных служб часть времени присутствуют в университете (например, трудно представить работу электросварщика на расстоянии), частично находятся дома, если это позволяют их должностные обязанности: занимаются договорной работой, подготовкой технических заданий на ремонт различного оборудования.

Кадры – на месте

В период самоизоляции сотрудникам отдела кадров приходится находиться на рабочем месте, так как многие кадровые процедуры требуют их физического присутствия.

«Необходимо совершать огромное количество операций практически ежедневно. Трудовые договоры, больничные листы, ежемесячные надбавки, отпуска, всевозможные запросы из государственных органов, различные кадровые сведения из системы для многих структурных подразделений вуза, отчёты, взаимодействие с Центром занятости населения, Пенсионным фондом РФ и т.д. Работу с трудовыми книжками невозможно перенести на дом, так же, как и работу с личными делами сотрудников и кадровым архивом», – поясняет начальник отдела кадров Павел Андреевич БУТЕНКО. 

Ежедневно на работе – от трёх до пяти сотрудников, иногда отдел выходил в полном составе, дабы не задержать решение важных для университета вопросов. Кроме того, в эти дни приходится очень внимательно следить за указами Президента, постановлениями, приказами Минобрнауки и города, рекомендациями Минтруда.

Павел Андреевич продолжает: «В определённой степени работать сейчас сложнее – дело в коммуникационных особенностях этого периода. Взаимодействие исключительно по телефону или электронной почте значительно удлиняет процесс согласования вопросов и подписание документов. Но при творческом подходе всегда можно найти альтернативный путь решения любой задачи. Коллеги отнеслись с пониманием к ситуации с новой коронавирусной инфекцией в стране и мире. У всех сотрудников – большое чувство ответственности за вуз и за каждого нашего работника».


Евгений ВЕСНИН, Екатерина ПЕТРОВА, Ирина ТИТОВА